Hội thảo là gì? Cách tổ chức hội thảo hoàn hảo nhất

Với xu thế hội nhập, hiện nay thì có rất nhiều cuộc hội thảo của các công ty, đơn vị tổ chức… Nhưng nhiều người con mơ hồ về khái niệm hội thảo. Vậy hội thảo là gì, làm sao để tổ chức hội thảo thành công nhất.

Hãy cùng SEA Event tìm hiểu rõ hơn qua bài viết sau đây nha.

Hội thảo là gì? 

Hội thảo là cuộc gặp gỡ của nhiều người có cùng một mối quan tâm, tại cùng một địa điểm. Mọi người tham dự sẽ cùng nhau bàn luận và tranh luận về vấn đề chung. Các cuộc hội thảo thường được tổ chức dựa vào ngành nghề, nghề nghiệp, hâm mộ chung, kiến thức…

hoi-thao-la-gi

Hội thảo là sự kiện thường được các công ty, doanh nghiệp tổ chức, với mục đích duy trì mối quan hệ với khách hàng, đối tác, thu hút khách hàng tiềm năng. 

Đây là cơ hội cho các doanh nghiệp công ty gặp gỡ, giao lưu với các đối tác, khách hàng tiềm năng. Nhằm tăng cường mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức truyền thông, nâng cao hình cao hình ảnh công ty. 

Những hình thức tổ chức hội thảo phổ biến hiện nay

Khi bạn đã hiểu được hội thảo là gì, bạn sẽ biết cách tổ chức nó đúng với mục đích, tạo hiệu quả cao nhất. Hiện tại có 5 hình thức hội thảo phổ biến như sau:

Hội thảo khoa học

Hội thảo được tổ chức với mục đích thảo luận hoặc công bố những kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức, cá nhân. Trong hội thảo khoa học, các chuyên gia, diễn giả sẽ trình bày các vấn đề và cùng thảo luận với những người cùng chuyên môn.

hoi-thao-la-gi

Xem thêm: Hội thảo khoa học là gì? Cách tổ chức

Workshop

Nhằm mục đích chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm trong một lĩnh vực nhất định như: Marketing; tài chính; ngân hàng… Nó thường có quy mô khá nhỏ với khoảng từ 10 – 20 người tham gia. 

Hội thảo du học

Đây là hội thảo với mục đích giải đáp các thắc mắc, băn khoăn về các vấn đề du học. Gồm: chương trình học, học bổng du học, môi trường học, cuộc sống tại nước ngoài…

Những hội thảo du học thông thường sẽ có mục đích tìm kiếm khách hàng. Từ đó chuyển đổi thành hoạt động bán hàng cho các công ty chuyên về du học.

Tập huấn

Hội thảo tập huấn thường được tổ chức trong nội bộ tổ chức, ban ngành. Có quy mô lớn hơn workshop.

Đây là những buổi học nâng cao kinh nghiệm, kiến thức thực tiễn cho nhân viên. Từ đó giúp đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả hơn. 

Hội thảo chuyên đề – chuyên môn

Đây là hội thảo có chủ đề chính và chỉ có một diễn giả duy nhất. Những cuộc hội thảo này sẽ liên quan đến thực tiễn công việc hoặc là cơ sở lý luận cho hoạt động kinh doanh.

Quy trình tổ chức hội thảo

Để hội thảo thành công cần lên kế hoạch, có quy trình tổ chức chặt chẽ. Cách thức tổ chức một buổi hội thảo chuyên nghiệp bao gồm 7 bước cụ thể như sau:

Bước 1: Xác định chủ đề hội thảo

Một cuộc hội thảo bạn cần có một chủ đề rõ ràng và cụ thể. Nó là cơ sở cho bạn xây dựng nội dung và lên kế hoạch các hoạt động khác. Một cách chi tiết, cụ thể và hiệu quả nhất. 

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội thảo gồm các bước

  • Mục đích, mục tiêu cần đạt được của buổi hội thảo
  • Nội dung chính của hội thảo
  • Địa điểm, thời gian tổ chức hội thảo
  • Kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo
  • Đơn vị tổ chức hội thảo
  • Lên danh sách khách mời
  • Chương trình của hội thảo

Bước 3: Chuẩn bị cho hội thảo

  • Chuẩn bị không gian tổ chức hội thảo và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị
  • Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón
  • Truyền thông cho sự kiện
  • In ấn tài liệu
  • Phát thư mời cho khách mời

Bước 4: Tổ chức hội thảo

  • Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo
  • Điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện

Bước 5: Kết thúc chương trình hội thảo

  • Tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự
  • Ghi biên bản hội thảo và thông báo kết luận của hội thảo

Bước 6: Xử lý thông tin hội thảo

  • Đánh giá nội dung hội thảo
  • Kiến nghị các tổ chức, đơn vị dự hội thảo về nội dung thảo luận

Bước 7: Đánh giá hiệu quả hội thảo

  • Đánh giá dựa trên: Thực tế số người tham dự và ý kiến của khách hàng
  • Kết quả hoạt động truyền thông

Những chương trình xuất hiện trong một cuộc hội thảo

Các chương trình hội thảo sẽ được tổ chức rất trang trọng. Thông thường các chương trình hội thảo sẽ có 5 bước chuẩn bị.

  • Bước đầu tiên là lên chủ đề cho buổi hội thảo. Hội thảo sẽ được nói về chủ đề gì, mục đích của buổi hội thảo cũng như mục đích của những người tham dự.
  • Bước thứ hai sẽ phải làm việc với diễn giả, người phát ngôn và các khách mời. Bạn cần làm việc trước với họ để bàn bạc thật kỹ nội dung của buổi hội thảo. Bạn nên chuẩn bị trước các dụng cụ để nhắc khéo các diễn giả hoặc các khách mời khi họ quên nội dung như chuyền giấy hoặc dơ bảng.
  • Bước tiếp theo sẽ phải tìm kiếm địa điểm phù hợp. Một số địa điểm hay được tổ chức hội thảo là trung tâm hội nghị hoặc khách sạn. Bạn cũng cần kiểm tra các dịch vụ tiện ích địa điểm đó cung cấp và phục vụ.
  • Bước thứ tư sẽ là chuẩn bị những vật dụng cần thiết cho buổi tổ chức. Bạn cần nắm rõ nhu cầu của diễn giả rằng họ muốn những gì để việc tổ chức được chu đáo nhất.
  • Bước cuối cùng là đăng ký hình thức sao cho phù hợp.

hoi-thao-la-gi

Các buổi hội thảo cũng sẽ giúp bạn có thêm nhiều kiến thức bổ ích về những vấn đề mà bạn quan tâm.

Những lưu ý khi tổ chức hội thảo

Lên chủ đề cho chương trình

Một trong những điều quan trọng nhất khi tổ chức hội thảo đó là lên chủ đề và ý tưởng chính cho chương trình. Chủ đề sẽ thể hiện được mục đích và thông điệp của hội thảo cũng như là cơ sở cho việc lên nội dung sự kiện. Chủ đề hội thảo cần ngắn gọn nhưng vẫn thể hiện rõ mục đích chương trình cùng lợi ích mà người tham gia có thể nhận được khi tham gia.

Khách mời “chuyên gia” giúp tạo sự tin tưởng

Trong các buổi hội thảo, những chuyên gia hoặc khách mời sẽ giúp tạo sự tin tưởng, uy tín cho chương trình. Đồng thời điều này cũng có lợi cho hoạt động truyền thống và giúp tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được nâng cao. Bạn nên lựa chọn khách mời nổi tiếng trong lĩnh vực hoặc ngành nghề. Bên cạnh đó, người tổ chức cũng cần lên danh sách câu hỏi cùng kịch bản riêng cho chuyên gia.

Địa điểm và tiện ích đi kèm phòng hội nghị

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cũng là một công việc cần lưu ý trong quá trình chuẩn bị. Không gian tại địa điểm tổ chức phải đảm bảo đáp ứng được quy mô hội thảo, không quá lớn hoặc quá nhỏ để tránh ảnh hưởng đến không khí hội thảo. Người tổ chức cũng cần quan tâm đến những tiện ích đi kèm phòng hội nghị như màn chiếu, sân khấu, âm thanh, ánh sáng để bổ sung những vật dụng cần thiết và dự trù chi phí chính xác nhất.

hoi-thao-la-gi

Truyền thông cho sự kiện

Để buổi hội thảo diễn ra thành công không thể thiếu hoạt động truyền thông cho sự kiện. Thời gian truyền thông không nên quá sớm vì nó có thể giảm bớt sức nóng của sự kiện và cũng không nên quá gần ngày tổ chức vì nó sẽ gây khó khăn khi sắp xếp người tham dự.

Các hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 – 2 tuần trước sự kiện và sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của hội thảo.

Lấy thông tin người tham dự

Mục đích quan trọng của hội thảo đó là tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tìm kiếm khách hàng mới. Việc lấy thông tin người tham dự sẽ giúp hoạt động này diễn ra hiệu quả nhất. Bạn có thể cân nhắc lựa chọn một trong số những hình thức lấy thông tin như điền form online, đăng ký nhận email hoặc sử dụng thẻ thành viên.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức hội thảo chuyên nghiệp thì hãy liên hệ ngay với Công ty sự kiện chuyên nghiệp SEA Event Chúng tôi sẽ giúp bạn lên ý tưởng, kế hoạch để có một buổi hội thảo thành công nhất.

SEA Event

Sea Event chuyên tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng chuyên nghiệp, uy tín với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và trang thiết bị hiện đại, nhân sự sự kiện nhiều năm kinh nghiệm.