Hội nghị là gì? Cách tổ chức một hội nghị chuyên nghiệp

Tổ chức hội nghị là một hoạt động phát triển và áp dụng phổ biến hiện nay. Các chương trình tổ chức sự kiện thường liên quan đến chiến lược bán hàng, kinh doanh, mắt sản phẩm, công nghệ mới. Tuy nhiên, nhiều người vẫn hay nhầm lẫn giữa hội nghị và hội thảo. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hội nghị là gì? Và cách để tổ chức một hội nghị chuyên nghiệp, ấn tượng ra sao?

Hội nghị là gì?

Hội nghị là hoạt động chỉ một cuộc họp được tổ chức bài bản. Để tổng kết tình hình hoạt động hoặc bàn luận về những vấn đề quan trọng nào đó của doanh nghiệp.

hoi-nghi-la-gi

Nhằm đưa ra giải pháp phù hợp giải quyết các công việc dựa trên cơ sở tổng kết các hoạt động đã qua. Từ đó rút ra kinh nghiệm, khắc phục những hạn chế còn tồn tại. Và vạch ra hướng đi mới trong tương lai cho doanh nghiệp.

Phân biệt hội nghị và hội thảo

Hội nghị và hội thảo là hình thức sự kiện khá quen thuộc đối với các doanh nghiệp hiện nay. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng trong việc thúc đẩy kinh doanh của công ty. Tuy nhiên nhiều người còn nhầm lẫn giữa hội nghị và hội thảo. Vậy làm sao để phân biệt giữa hai sự kiện này?

Hội nghị & hội thảo đều dựa trên nguyên tắc bàn bạc và lấy ý kiến về một vấn đề nào đó. Song mục đích của nó lại có phần khác nhau, cụ thể:

  • Hội thảo là làm sáng tỏ nguyên nhân, cơ sở thực tiễn và mang ý nghĩa giáo dục nhiều hơn.
  • Hội nghị lại đưa ra kiến nghị và những dự báo sơ bộ về các vấn đề thảo luận.

Các loại hình tổ chức hội nghị

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải tổ chức hội nghị. Trong đó có một số loại hình hoạt động phổ biến và thường xuyên như là:

Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng được xem là một chiến lược quan trọng của doanh nghiệp. Là sự kiện được các doanh nghiệp hiện nay thường xuyên tổ chức. Đối tượng được hướng đến là khách hàng và các đối tác của công ty, doanh nghiệp.

hoi-nghi-la-gi-1

Hội nghị là dịp doanh nghiệp cảm ơn tới những khách hàng, đối tác đã luôn ủng hộ mình. Từ đó thiết lập mối quan hệ hợp tác lâu dài, gắn bó hơn nữa giữa các bên.

Tổ chức hội nghị hợp tác đầu tư và phát triển

Là hình thức tổ chức hội nghị tập trung vào dự án đang có tiềm năng phát triển. Các thành viên tham gia hội nghị cùng thảo luận về những lợi ích và thử thích liên quan đến vấn đề.

Sau đó đưa ra tiếng nói chung bằng việc cùng nhau ký kết hợp đồng. Mục tiêu cuối cùng là thúc đẩy các hoạt động đầu tư của doanh nghiệp trong và ngoài nước.

Tổ chức hội nghị tổng kết

Đây là hoạt động thường được các doanh nghiệp tổ chức vào dịp cuối năm. Mục đích của hội nghị là tổng kết và nhìn lại quá trình hoạt động, chặng đường mà doanh nghiệp đã trải qua. Dựa trên cơ sở đó các doanh nghiệp tự đánh giá hiệu quả hoạt động từ đó rút ra bài học cho năm tiếp theo.

Ngoài ra, đây còn là dịp để tri ân, vinh danh khăng thưởng cho những có nhân có thành tích xuất sắc. Đây là sự kiện được tất cả các nhân viên trong công ty mong đợi nhất.

Tổ chức hội nghị cần phải làm những công việc gì?

Để có được một buổi hội nghị hoàn hảo và thành công nhất thì mọi công đoạn có trong chương trình cần được chuẩn bị đầy đủ và kỹ lưỡng với các thiết bị chuyên nghiệp, hiện đại và cụ thể nhất:

  • Chuẩn bị tài liệu thuyết trình
  • Người dẫn chương trình
  • Danh sách khách mời được lên kế hoạch
  • Kế hoạch tổ chức, địa điểm tổ chức
  • Banner cho chương trình
  • Các chương trình sự kiện trong hội thảo, hội nghị được lên kế hoạch.

Danh sách các công việc cần làm để tổ chức một hội nghị chuyên nghiệp

Mục đích tổ chức hội nghị là gì?

Bất cứ công việc gì muốn thành công thì điều đầu tiên là cần phải xác định được mục tiêu rõ ràng, và hội nghị cũng vậy. Khái niệm hội nghị mà mình đã nêu trên đã cho chúng ta cái nhìn tổng quát.

Dựa vào đó, bạn cần xác định được mục đích hay nói cách khác là xác định loại hình hội nghị là gì? Đây là một trong các bước tổ chức hội nghị cần phải làm đầu tiên.

Mục tiêu tổ chức hội nghị là gì?

Khi xác định được mục đích hãy cụ thể hóa điều mà doanh nghiệp đó muốn đạt được. Đó là gia tăng doanh số; tìm kiếm khách hàng mới; mở rộng thị trường hay truyền thông.

Một hướng đi đúng đắn luôn góp phần tiết kiệm chi phí và giúp tổ việc tổ chức hội nghị thành công hơn.

Đối tượng khách hàng mời là ai?

Sự kiện có hoành tráng, chuyên nghiệp mà mời sai đối tượng khách hàng đều không có hiệu quả . Thì nguy cơ cao dẫn đến lãng phí thời gian, công sức, tiền bạc. Không những thế, việc thông qua số lượng, giá trị khách mời có được sẽ giúp ta đánh giá được mức độ hiệu quả của sự kiện.

Xây dựng ngân sách tổ chức hội nghị sao hợp lý

Có thể nói ngân sách là một tiêu chí quan trọng để bạn có thể lên kế hoạch tổng thể cho tới chi tiết nhất. Đó là số tiền bạn được phép chi tiêu cho từng hàng mục như: Thuê địa điểm tổ chức, nhân sự,… Tránh lãng phí hay hao hụt ngân sách làm ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện.

Xác định rõ thời gian, thời lượng tổ chức hội nghị

Nên chọn lựa thời gian hợp lý và thời lượng bám sát nội dung muốn truyền tải tới khách hàng mới. Thông thường các chương trình sẽ diễn ra vào cuối tuần. Bởi khi đó mọi người sẽ tham gia tích cực hơn các ngày trong tuần.

Nếu hội nghị đó diễn ra trong một thời gian dài thì tốt nhất bạn nên có thêm một bữa tiệc teabreak giữa giờ. Nhằm mục đích nâng cao tinh thần tập trung của khách mời và đồng thời tạo ấn tượng tốt với họ.

Nhân sự tổ chức hội nghị

Quy trình tổ chức hội nghị là sự phối kết hợp của nhiều hạng mục. Việc phân chia cho các nhóm nhân sự đảm nhận sẽ tối ưu hóa năng suất làm việc, có sự tập trung chuyên môn cao. Ban điều hành với trách nhiệm điều phối, giám sát tất cả các đầu công việc đảm bảo thống nhất với kế hoạch tổng thể.

Ngoài ra còn cần nhân sự phụ trách:

  • MC: Là người thay mặt doanh nghiệp truyền tải thông điệp nên có vai trò vô cùng quan trọng; quyết định tới sự thành bại của hội nghị
  • PG, PB: Xuất hiện ngay từ khâu tiếp đón cho tới tiễn khách ra về. Đội PG và PB chính là bộ mặt của doanh nghiệp.
  • Tiếp tân tại bàn: Có nhiệm vụ nhận Namecard, xác nhận và giải quyết mọi thắc mắc của khách mời.
  • Media: Đội ngũ quay phim, chụp hình chuyên nghiệp phục vụ cho công tác truyền thông sự kiện
  • Biểu diễn nghệ thuật: Nhằm giảm bớt không khí căng thẳng trong quá trình thảo luận hay thu hút sự chú ý của khách mời.

Nhân sự dù là thuê ngoài hay sử dụng chính nhân viên trong công ty để tiết kiệm chi phí. Thì cũng cần kiểm duyệt kỹ lưỡng từ trang phục cho tới chuyên môn, thái độ làm việc có đảm bảo chuyên nghiệp hay không. Và đừng quên cung cấp đầy đủ thông tin kịch bản chương trình hội nghị cho họ.

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị

Dựa trên số lượng người tham gia; quy mô; tính chất hội nghị để đưa ra các tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp. Đó có thể là sức chứa tối đa, không gian trong nhà hay ngoài trời, độ cao trần hội trường, vị trí, giá cả,…

hoi-nghi-la-gi-2

Sau khi lựa chọn được địa điểm đáp ứng mọi tiêu chí bạn nên tới khảo sát thực tế, xác nhận thông tin nhận được là chính xác. Bởi khi tự tìm địa điểm từ nguồn tin không rõ ràng dễ dẫn tới rủi ro cho sự kiện của bạn.

Nếu chưa biết địa điểm nào phù hợp nhất với các tiêu chí của bạn, hãy liên hệ qua hotline: 0968 374 343. Để được đội ngũ chuyên gia sự kiện của SeaEvent để được tư vấn MIỄN PHÍ nhé.

Khách mời tham dự

Bạn cần phải xác định chính xác khách mời tham gia số lượng là bao nhiêu? Họ là những ai? Chức danh là gì?… Từ đó gửi thư mời hội nghị phù hợp với từng đối tượng (Ví dụ: gửi mail, gửi thiệp mời truyền thống,…) càng sớm càng tốt.

Bạn nên tham khảo những mẫu thư mời hội nghị khách hàng chuyên nghiệp. Không những để cung cấp đầy đủ thông tin địa điểm, thời gian hay sự góp mặt của khách mời đặc biệt,…. Mà còn tạo dấu ấn riêng trong mắt khách hàng, đối tác.

Quà tặng khách hàng tham gia hội nghị

Tất nhiên, hội nghị thì không thể thiếu những quà tặng để thay lời cảm ơn và gợi nhớ thương hiệu doanh nghiệp với những khách mời tham dự. Tuy nhiên mỗi đối tượng sẽ có tiêu chí chọn quà, phương thức trao tặng khác nhau (tặng trực tiếp trên sân khấu, tặng tại nhà riêng,..) như: Quà tặng đơn vị tài trợ; Quà tặng đại biểu; Quà tặng khách hàng

hoi-nghi-la-gi-4

Quà tặng tại hội nghị cho khách hàng có thể là sản phẩm công ty, vật dụng hữu ích, voucher, kỷ niệm chương,…. Nó có thể giá trị không quá lớn nhưng nếu biết cách lựa chọn thì hiệu quả thu được lại không hề nhỏ.

Làm sao để có chương trình tổ chức hội nghị thành công nhất?

Một hội nghị thành công và ấn tượng, đặc sắc để lại cho những thành viên tham gia hội nghị. Thì cần phải có được những nội dung và hiểu được hoạt động của chương trình diễn ra.

Để có chương trình hội nghị diễn ra hoàn hảo nhất thì bên cạnh các hỗ trợ từ thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu thì địa điểm tổ chức cũng là điều cần thiết để tạo nên không khí hội nghị tốt nhất.

hoi-nghi-la-gi-3

Đặc biệt, hiện nay nhiều đơn vị doanh nghiệp đã kết hợp tổ chức hội nghị và hội thảo cho đoàn công ty trong các chuyến tour du lịch để tạo nên không khí thu hút và ấn tượng.

Giúp các thành viên có được chuyến đi ý nghĩa và giúp doanh nghiệp tạo được những chiến lược phát triển bền vững. Và đã có rất nhiều đơn vị công ty, doanh nghiệp thực hiện sự kết hợp này và cho thấy được sự thành công, phát triển rất tốt.

SEA Event

Sea Event chuyên tổ chức sự kiện tại Đà Nẵng chuyên nghiệp, uy tín với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và trang thiết bị hiện đại, nhân sự sự kiện nhiều năm kinh nghiệm.