Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là khái niệm còn khá mới mẻ ở Việt Nam. Còn ở các nước phát triển nó đã quá quen thuộc và đang trở thành nghề khá HOT. Nhưng để hiểu chính xác về event thì không phải ai cũng hiểu được. Là một công ty chuyên tổ chức sự kiện, SEA Event sẽ chia sẻ với các bạn về định nghĩa chính xác nhất tổ chức sự kiện là gì? 

Sự kiện là gì?

Theo như từ điển tiến Việt thì “Sự kiện” có tên tiếng anh event là sự việc có ý nghĩa quan trọng trong đời sống xã hội và được các phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin.

Ngoài ra, trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam. Sự kiện còn là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị… 

Ngoài ra, trong đời sống xã hội thì sự kiện là một hiện tượng, một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện cụ thể như các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm: tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế …

Một số người hiểu sự kiện theo nghĩa là chỉ có những hoạt động mang tính xã hội cao, tính chất và quy mô lớn. Nó mang những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội hơn ví dụ như: Hội nghị thượng đỉnh các nước, SEGAMES 23, Cuộc thi hoa hậu toàn quốc…

Trong khi đó, những người khác lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc”. Nó bao hàm cả những hoạt động thường và mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội thường ngày như: Đám cưới, sinh nhật, tiệc mời…

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện (event management) hay được gọi là quản lý sự kiện là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra. Từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.

Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức sự kiện. Là một quá trình bao gồm các công việc:

• Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng
• Lập chương trình, kế hoạch
• Chuẩn bị các yếu tố cần thiết
• Tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể…

Hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực: cá nhân; xã hội; thương mại; kinh doanh; giải trí; thể thao… Thông qua các hình thức như roadshow, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, …

Xem thêm về tổ chức sự kiện << tại đây >>

Nhằm mục đích để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội. Đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.

Mục đích của việc tổ chức sự kiện là gì?

Mục đích của sự kiện chính là những kết quả mà các nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện định ra. Nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường một sự kiện thường hướng đến 3 mục đích chính như sau:

• Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển, quảng bá hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.
• Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông, Với mục đích nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.
• Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng, khách hàng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.

Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn nhằm các mục tiêu khác như hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối. Và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của chủ đầu tư đến khách hàng.

Vai trò của sự kiện và tổ chức sự kiện là gì?

Việc tổ chức sự kiện thực chất là việc tạo ra một cái cớ để nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng khách hàng mục tiêu.

Tổ chức sự kiện đóng một vai trò như là công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá. Nó chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo.

Ngoài ra, các doanh nghiệp tổ chức sự kiện (Event) nhằm đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình. Từ đó giúp tăng doanh số bán hàng của doanh nghiệp lên cao.

Một “SỰ KIỆN” thành công nó sẽ tạo ra được những tác động truyền thông hiệu quả đến với những người đã tham gia.

Các loại hình sự kiện

Sự kiện bao gồm nhiều hoạt động trong nhiều lĩnh vực như: hội thảo, hội nghị, thương mại, giải trí, thể thao, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng… Và các hoạt động xã hội khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục – tập quán…

Các tiêu chí được sử dụng phổ biến trong phân loại sự kiện bao gồm:

•  Quy mô, lãnh thổ
•  Thời gian
•  Hình thức và mục đích sự kiện

Công cụ truyền thông

Phương tiện online: Báo điện tử, email, website, diễn đàn,…

Phương tiện offline: Các kênh báo giấy, tạp chí, ấn phẩm, banner, tờ rơi, poster,…

Các trang mạng xã hội: Facebook, instagram, zalo, twitter, youtube,…

Xu hướng phát triển của ngành tổ chức sự kiện

Theo kết quả khảo sát của FTA vào năm 2006, tổ chức sự kiện là công cụ marketing được sử dụng phổ biến nhất. Chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường.

Trung bình hàng năm các doanh nghiệp trên thế giới đã chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm. Và 15 tỷ USD cho việc tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm…

Theo các chuyên gia thì xu thế mới hiện nay là tổ chức các event (sự kiện) có “chủ đề”. Các chủ đề này được thu thập từ các nền văn hóa khác nhau. Sau đó được chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho event. Tạo nên một sự kiện mang tính khác biệt cao về sáng tạo và thiết kế.

Mục đích là đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại và mở ra một hướng đi riêng cho các công ty. Nhằm nâng cao độ nhận biết thương hiệu, độ am hiểu sản phẩm. Và thu hút số lượng lớn khách hàng tiềm năng trong tương lai.

Ở Việt Nam, ngày càng có nhiều công ty, doanh nghiệp tìm đến nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp. Bởi họ đã nhận ra việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với hình ảnh thương hiệu của họ.

Quy trình tổ chức sự kiện thành công là như thế nào?

Việc tổ chức sự kiện giống như bạn đang chơi một trò chơi ghép hình. Nó chỉ có thể thành công khi bạn có thể ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng nhiều những nhỏ chi tiết lại với nhau.

Hiện nay có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau. Và với mỗi loại sự kiện lại có những mục đích, vai trò khác nhau trong chiến lược chung của doanh nghiệp.

Dù là loại hình sự kiện nào muốn thành công đều phải tuân theo một quy trình – cách thức tổ chức nhất định. Một quy trình tổ chức sự kiện “CHUẨN” bao gồm những nội dung sau:

Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện

• Hiểu về thương hiệu/ nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện
• Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,
• Hoàn thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
• Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….
•  Xúc tiến và quảng bá sự kiện

Giai đoạn thực hiện tổ chức sự kiện

• Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
• Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện
• Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
• Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
• Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
• Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới

Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện

• Xúc tiến và quảng bá sự kiện
• Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
• Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
• Chăm sóc khách hàng

Trong quá trình tổ chức sự kiện bạn cần phải có phương án dự phòng để giải quyết các sự cố có thể xảy ra. Cũng như phải đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện…

Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – SEA Event

Là một trong công ty được đầu tư mạnh về trang thiết bị. Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho nhiều nhãn hàng lớn. Sea Event đang thuộc Top những công ty sự kiện chuyên nghiệp nhất tại Đà Nẵng.

Điều khiến khách hàng tin tưởng là đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, sáng tạo, tận tâm với công việc. Mỗi sự kiện diễn ra đều là tâm huyết, công sức của cả công ty.

MỘT SỐ SỰ KIỆN DO CHÚNG TÔI TỔ CHỨC

KHAI TRƯƠNG THẾ GIỚI ĐIỆN GIẢI CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG	KHAI TRƯƠNG CỬA HÀNG MỸ PHẨM INNISFREE TẠI ĐÀ NẴNG	KHAI TRƯƠNG LE PAVILLON LUXURY HOME DA NANG
SỰ KIỆN “GÓI BÁNH CHƯNG CÙNG MADAME LÂN”	YEAR END PARTY CÔNG TY DU LỊCH DA NANG DREAM TRIP	KHAI TRƯƠNG PGD EXIMBANK THANH KHÊ

SEA Event luôn cố gắng mang đến những ý tưởng sáng tạo, sự hoàn thiện trong từng sản phẩm. Với chi phí tối ưu nhất cho khách hàng.  Sự kiện của quý khách sẽ luôn được đảm bảo về mức độ thành công khi đến với SEA Event.

Vui lòng liên hệ với SEA Event – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu Đà Nẵng qua hotline 0968.37.4343. Để trải nghiệm dịch vụ cao cấp, chất lượng mà giá cả lại tiết kiệm phải chăng nhé.