Tổ chức sự kiện bao gồm những gì?

Ngày nay khi xã hội ngày càng phát triển. Các công ty doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc quảng bá hình ảnh và thương hiệu của họ đến với cộng đồng, xã hội.

Và việc này có thể thông qua bằng nhiều hình thức khác nhau. Chẳng hạn như: tổ chức lễ khai trương, roadshow, teambuilding, tiệc gala dinner.

Ngoài ra là tổ chức tiệc cuối năm, tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới, lễ động thổ khánh thành,… Và gọi tắt việc làm này là tổ chức sự kiện.

Nhưng để tổ chức được 1 sự kiện hoàn hảo, mang đậm ý nghĩa và truyền tải đầy đủ nội dung đến khách hàng là cực kỳ khó. Và để làm được điều này đòi hỏi người làm nghề phải được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp.

Ở bài viết này, SEA Event sẽ giới thiệu đầy đủ Tổ chức sự kiện bao gồm những gì? Những hạng mục nào quan trọng mang tính quyết định đến sự thành công của 1 event. Mời các bạn đón xem bài viết dưới đây:

1. Tổ chức sự kiện bao gồm những gì?

Mỗi một loại hình sự kiện sẽ có những mục đích riêng. Nhưng nhìn chung việc tổ chức event có những ý nghĩa nhất định. Dưới đây là những hạng mục chính của quy trình tổ chức sự kiện:

Chuẩn bị kế hoạch (Before planning)

Kế hoạch tổ chức chương trình là việc cần làm đầu tiên trước khi tiến hành bất cứ công việc gì. Trong phần này, bạn cần đảm bảo đáp ứng được các đầu mục sau đây:

Lên ý tưởng (Concept)

Mỗi một sự kiện đều có mục đích và ý nghĩa của nó. Và đây chính là chìa khóa để mở ra những ý tưởng sáng tạo để tổ chức event sao cho phù hợp và hợp lý.

Nếu bạn là người làm dịch vụ lên ý tưởng tổ chức sự kiện cho công ty, doanh nghiệp. Điều tốt nhất là bạn nên tìm hiểu lịch sử, nét văn hóa, đặc thù và nét nổi bật của công ty khách hàng.

Đây là những nút thắt cực kỳ quan trọng giúp bổ sung những ý tưởng sáng tạo vô tận cho bạn. Và đương nhiên các chủ doanh nghiệp sẽ thích thú và đánh giá cao những Concept nào càng lan tỏa thương hiệu của họ đến với cộng đồng, xã hội.

Mục đích sự kiện (Ojective)

Mục đích tổ chức sự kiện là điều mà những người lên ý tưởng và tổ chức sự kiện cần phải nắm sao cho thật rõ. Bởi không chỉ đơn thuần là giới thiệu những sản phẩm A, B, C,…

Mà điều quan trọng chính là làm cho sản phẩm ấy “sống” trong suy nghĩ và sự chiêm ngưỡng của khách hàng được lâu nhất, ấn tượng nhất.

Ngân sách (Buget plan)

Một yếu tố quan trọng đến sự thành công của buổi event đó chính là ngân sách. Chúng ta cần phải liệt kê tất cả các hạng mục, càng chi tiết càng tốt. Bởi nếu ta dự toán không kỹ thì trường hợp xấu nhất là không thể đủ chi phí để chi trả cho event, sự kiện. Dưới đây là một vài hạng mục mà SEA Event gửi đến các bạn tham khảo:

• Tiền thuê địa điểm.
• Chi phí trang thiết bị phục vụ sự kiện.
• In ấn các ấn phẩm quảng cáo trong chương trình (banner, standee, tờ rơi, brochure…).
• Tiền Décor..
• Quảng cáo, truyền thông.
• Tổ chức tiệc chiêu đãi.
• Chi phí hội trường, chụp ảnh, đạo cụ, quay phim.
• Chi trả nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục…).
• Tổ chức trò chơi, quà tặng.
• Chi phí giao tiếp (nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gởi thiệp mời, chi phí tiếp khách…).
• Đi lại, vận chuyển.
• Chi phí bảo hiểm, bảo vệ.
• Chi phí phục vụ.
• Các thứ Linh tinh (tiền điện, nước, chi phí khác..).

Các bạn nên lập tổng ngân sách dự kiến và chi phí dự phòng.Trong bảng dự toán ngân sách, bạn nên để chi phí dự phòng chiếm khoảng 10 – 15% tổng chi phí.

Hãy lưu lại các hóa đơn và ghi chép lại càng chi tiết càng tốt, vì có quá nhiều việc nên không thể chắc rằng bạn sẽ nhớ hết tất cả.

2. Lập kế hoạch (Action Planning)

Lập kế hoạch là việc cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng đến sự thành công của cả 1 event. Nếu chúng ta không dự trù trước 1 sự cố nào đó và có biện pháp giải quyết nhanh nhất. Nó sẽ để lại những ấn tượng không tốt đối với cả 3 bên: Chủ DN, khách mời và đơn vị tổ chức.

Dưới đây là vài đề mục của 1 kế hoạch mẫu mà chúng tôi gửi đến các bạn:

• Địa điểm tổ chức
• Thời gian diễn ra sự kiện
• Thiết kế hình ảnh cho sự kiện: Backdrop, bandrol, standee, thư mời, vé mời…
• Nội dung chi tiết chương trình sự kiện. (Gồm những hoạt động gì? Thời gian bao lâu? Cần trang trí – chuẩn bị những dụng cụ gì…)
• Nhân lực thực hiện.
• Kế hoạch truyền thông
• Những rủi ro có thể xảy ra và chuẩn bị phương án xử lý (Trời mưa, mất điện…)
• Cách thức đo lường hiệu quả
• Dự trù kinh phí (Sự kiện cho công ty), Báo giá (Sự kiện cho khách hàng).

3. Triển khai sự kiện (Action)

Trước sự kiện

Tập hợp nhân lực tham gia tổ chức sự kiện, phân chia công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận.

• Khảo sát địa điểm tổ chức.
• Liên hệ các bên liên quan. (Các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ: âm thanh, ánh sáng, ẩm thực,…)
• Kiểm soát quá trình thiết kết, in ấn Bandrol, backdrop, thư mời…
• Thực hiện truyền thông cho sự kiện.
• Sắp xếp mời khách, và phương tiện đi lại.
• Dàn dựng – lắp đặt đạo cụ, sân khấu.
• Chuẩn bị các phương án dự phòng xử lý các rủi ro có thể xảy ra.
• Tổng duyệt chương trình…

Nhiệm vụ của người quản lý sự kiện là phân công công việc, quy định thời hạn cụ thể cho từng hạng mục công việc, theo dõi tiến độ thực hiện… Để đảm bảo mọi công tác chuẩn bị được tiến hành tốt nhất.

Trong sự kiện

Trong quá trình sự kiện diễn ra, người quản lý chính sẽ chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động. Thông qua hệ thống máy bộ đàm với các nhân viên hỗ trợ đảm bảo sự kiện diễn ra đúng dự tính. Làm hài lòng người tham dự lẫn khách hàng/công ty.

Sau sự kiện

• Tiến hành cho thu dọn hiện trường, bàn giao địa điểm.
• Trao trả các thiết bị, vật dụng thuê mượn từ nhà cung cấp.

4. Tổng kết, báo cáo và đánh giá

Nhiều người nghĩ rằng khi tổ chức xong 1 event là các bên đã hoàn thành trách nhiệm. Bởi không ai bỏ tiền ra để tổ chức cho vui cả.

Đối với người đầu tư làm event thì ngoài sự thành công của buổi sự kiện mà họ tổ chức. Thì cái họ quan tâm tiếp theo chính là tỷ lệ chuyển đổi (conversion rate). Ta có thể đo lường bằng nhiều chỉ số, chẳng hạn như:

• Có bao nhiêu người đến tham dự so với tổng số khách nhận được vé mời?
• Bao nhiêu người đăng ký nhận/ thử/ mua sản phẩm mới? Có bao nhiêu khách hàng ký hợp đồng trong event?
• Có bao nhiêu người nhận biết và ghi nhớ thương hiệu khi tham dự (Bằng cách tổ chức trò chơi cho khách hàng thông qua trả lời các câu hỏi liên quan đến thương hiệu. Ví dụ: Bạn có biết màu sắc chủ đạo của công ty A là gì? Tên website công ty A là gì? Slogan công ty A là gì?….

Kết Luận

Trên đây là SEA Event đã trả lời các bạn câu hỏi “Tổ chức sự kiện gồm những gì“? Hy vọng qua bài viết này, chúng tôi đã giúp quý khách hàng, và các bạn sắp bước vào nghề mường tược được 1 quy trình tổ chức sự kiện như thế nào.

Nếu Quý khách có thắc mắc hoặc cần tư vấn. Vui lòng liên hệ Hotline: 0968.37.4343. Xin cảm ơn!