Ngày nay việc tổ chức các sự kiện họp báo, sự kiện giới thiệu được diễn ra thường xuyên. Và chúng không còn xa lạ gì với mọi người nữa. Đây được xem là những hoạt động truyền thông quan trọng. Là bước đệm đầu tiên trong chiến dịch quảng cáo của doanh nghiệp/tổ chức đến với các cơ quan báo chí, truyền thông.
Việc tổ chức họp báo sẽ thường áp dụng cho các lĩnh vực cụ thể. Chẳng hạn như: ra mắt sản phẩm mới, giới thiệu bộ sưu tập thời trang, giới thiệu phương pháp chữa trị y học mới…Mục đích cũng chỉ là giới thiệu cho giới báo chí biết đến và họ sẽ đăng lên các tờ báo của mình.
Đây cũng là dịp để các chủ doanh nghiệp, đại diện tổ chức họp báo truyền tải những thông điệp một cách trực tiếp đến khách tham dự. Ở bài viết này, SEA Event sẽ giới thiệu đến các bạn về Quy trình tổ chức họp báo chuẩn. Mời các bạn đón xem!
Mục lục nội dung
Quy trình tổ chức họp báo
Trước khi tổ chức
Chuẩn bị nội dung họp báo
Nội dung họp báo là hạng mục đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Nếu nội dung hay, họp báo sẽ thu hút tâm lý của dư luận và các khách mời đến tham dự đến giây phút cuối cùng.
Hơn nữa, nếu đơn vị tổ chức là đơn vị uy tín thì sẽ có rất nhiều nhà báo, phóng viên đến đưa tin và phát trên các báo, đài của họ.
Lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo
Khảo sát địa điểm tổ chức họp báo là yếu tố góp phần to lớn tạo nên sự thành công của sự kiện. Bạn nên lựa chọn kỹ càng về không gian tổ chức, các trang thiết bị, khả năng di chuyển, an ninh trật tự,…
Thuê các trung tâm hội nghị, phòng họp,… của các khách sạn là lựa chọn hoàn hảo mà SEA Event có thể tư vấn đến các bạn. Ngoài ra có thể lựa chọn các phòng họp, hội trường,…của chính đơn vị chủ quản tổ chức nếu phù hợp.
Lên danh sách khách mời, báo đài tham dự
Lựa chọn phương tiện truyền thông có thể truyền tải đúng mục đích và mong muốn của ban tổ chức. Đa dạng hóa các phương tiện truyền thông (báo in, mạng, hình).
Chuẩn bị tài liệu chi tiết cho khách mời
Chính vì sự kiện họp báo là dịp cực kỳ quan trọng mà dư luận đang quan tâm nên nhất định phải có Thông cáo báo chí. Ngoài ra bạn cần phải chuẩn bị các tài liệu họp báo.
Tài liệu họp báo có thể trình bày dễ hiểu, xúc tích nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ thông tin.
Kiểm tra toàn bộ hệ thống hậu kỳ
Trước khi diễn ra Tổ chức họp báo. Đơn vị tổ chức cần phải tập và kiểm duyệt nhiều lần. Lưu ý quan trọng đó là về hệ thống âm thanh, ánh sáng, MC, nhân viên hậu kỳ,… phải được phân công và phối hợp ăn ý, nhuần nhuyễn nhất.
Trong quá trình họp báo
Tất cả bộ phận thực hiện công việc bám theo kịch bản, nội dung, time line chương trình đã có sẵn trước đó. Chủ động về mặt thời gian sao cho hợp lý nhằm tránh trục trặc xảy ra.
Phục vụ đón tiếp nhà báo và khách mời:
Để tiện việc đón tiếp sao cho logic và nhanh chóng. Các bạn nên sắp xếp khu vực đón tiếp báo chí riêng, và khu vực đón khách mời riêng. Các nhân viên phụ trách sẽ chỉ cần nhận diện được ai là khách mời, ai thuộc cơ quan báo chí thì sẽ phục vụ nhanh và hiệu quả hơn.
Tặng quà (nếu có)
Nếu bạn có chương trình tặng quà, nên tặng ngay lúc đón tiếp/phát tài liệu cho các khách mời và báo chí. Nếu như quà có tính chất cồng kềnh. Các bạn có thể để cuối chương trình và nhờ MC nhắc khách về việc tặng quà này.
Sau chương trình tổ chức họp báo
Xong họp báo chưa phải là kết thúc xong quy trình tổ chức sự kiện. Chúng ta cần phải tổng kết nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm về công tác tổ chức, đón tiếp tại buổi họp báo để sau này có thể tổ chức tốt hơn.
Bên cạnh đó chúng ta nên giữ liên lạc với các nhà báo, khách mời đã tham dự buổi sự kiện họp báo. Kiểm tra, theo dõi báo đài nào đưa tin, lịch phát sóng,… để tổng hợp lại.
