NHỮNG RỦI RO KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ CÁCH XỬ LÝ HIỆU QUẢ

Tổ chức sự kiện là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp khẳng định thương hiệu một cách hiệu quả. Tuy nhiên, không phải sự kiện nào cũng thành công mỹ mãn. Bởi vì trong các sự kiện luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro không lường trước. Với 5 năm kinh nghiệm SEA EVENT chia sẻ những tình huống rủi ro thường gặp cùng giải pháp thực tiễn. Đừng bỏ qua vì bài viết sẽ giúp sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp.

RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Rủi ro trong tổ chức sự kiện là những tình huống không mong muốn, bất ngờ xảy ra trước, trong hoặc sau sự kiện. Điều đó sẽ ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng, hình ảnh hoặc sự an toàn của người tham dự. Việc xây dựng một kế hoạch dự phòng tổ chức sự kiện chi tiết, đầy đủ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp thành công. Tự chủ động đối phó và giảm thiểu tối đa những rủi ro này là một thành công lớn. Rủi ro có thể xuất phát từ con người, kỹ thuật, môi trường và các yếu tố khách quan khác.

CÁC PHƯƠNG ÁN XỬ LÝ RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TỪ SEA EVENT

Khách hàng quan trọng đến trễ hoặc không đến 

Trong sự kiện thì khách mời là người thể hiện được độ quy mô và uy tín của chương trình. Dù danh sách khách mời đã được chuẩn bị và gửi đi đúng kế hoạch. Tuy nhiên, vào ngày diễn ra sự kiện, một số khách mời quan trọng vì gặp sự cố mà không thể đến đúng giờ. Trong khi đó, chương trình buộc phải bắt đầu theo đúng lịch trình đã định.

Cách SEA EVENT xử lý:

• MC linh hoạt kéo dài chương trình giới thiệu thương hiệu, phỏng vấn khách mời hoặc một vài mini game
• Thay đổi timeline chương trình để xử lý sự cố
• Điều phối viên liên tục cập nhật thời gian đến của khách VIP để điều chỉnh kịch bản phù hợp.

Nhờ khả năng linh hoạt và làm chủ sân khấu, công ty tổ chức sự kiện trọn gói – SEA Event luôn đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ. Dù thiếu vắng khách VIP cũng không làm mất đi sự chuyên nghiệp và hấp dẫn của buổi lễ. Chính sự chỉnh chu và kỹ lưỡng của SEA sẽ giúp sự kiện của bạn trở nên hấp dẫn. 

Thời tiết xấu vào giờ tổ chức

Vấn đề thời tiết là một trong những mối nguy cho sự kiện đặc biệt là tổ chức sự kiện ngoài trời. Dù mưa bất chợt hay nắng gắt, SEA Event luôn có “phương án B” bảo vệ trọn vẹn trang thiết bị âm thanh, ánh sáng.  Đảm bảo chất lượng trải nghiệm của khách mời và sự trang trọng của buổi lễ. Bạn cũng có thể làm theo SEA bằng những cách sau đây:

• Cập nhật dự báo thời tiết thường xuyên trước sự kiện ít nhất 3 – 5 ngày
• Luôn có nhà bạt không gian lớn, khu vực tránh mưa hoặc nắng được thiết lập sẵn.
• Chuẩn bị ô, khăn khô, áo mưa cho khách tham dự.
• Đội hậu cần sẵn sàng di dời thiết bị nếu cần thiết – đảm bảo không gián đoạn chương trình.

Với kinh nghiệm xử lý của đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – SEA Event luôn có phương án dự phòng tối ưu đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ dù “ông trời” có khó chiều như thế nào. Ngoài ra, còn có một tips nhỏ theo hướng tâm linh để mà bạn có thể làm theo. Đó là rải ớt xung quanh khu vực sự kiện. Cách làm này đã được áp dụng với nhiều sự kiện lớn như: Anh trai vượt ngàn chông gai, Anh trai say Hi,…

Trục trặc âm thanh – ánh sáng – thiết bị trình chiếu

Âm thanh và ánh sáng được xem là phương tiện truyền cảm xúc mạnh mẽ đến với khách mời. Chính vì vậy, khi có vấn đề như âm thanh chập chờn, thiếu ánh sáng hay thiết bị trình chiếu không rõ nét. Điều đó dẫn tới thông tin truyền tải đến với khách mời không được mạch lạc và khó giữ chân người nghe.

Giải pháp: 

• Có thiết bị dự phòng đảm bảo nếu gặp sự cố 
• Kiểm tra các thiết bị trước giờ bắt đầu và đảm bảo hoạt động trong suốt quá trình
• Hợp tác với đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện uy tín, chất lượng
• Nên có 1 buổi rehearsal trước ngày diễn ra chính thức

SEA EVENT – đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện uy tín tại Đà Nẵng – cam kết mang đến hệ thống âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp…

• Thiết bị âm thanh ánh sáng được kiểm tra ít nhất 3 lần trước giờ G.
• Luôn có kỹ thuật viên trực suốt sự kiện & thiết bị dự phòng như micro cầm tay, loa kéo.
• Đảm bảo trải nghiệm liền mạch cho khách mời – không bị “tụt mood”.

Một sự kiện chỉ thực sự chuyên nghiệp khi khán giả không nhận ra bất kỳ trục trặc nào. Với SEA Event, mọi sự cố kỹ thuật đều được “dập tắt” nhanh chóng để cảm xúc của khách mời không bị gián đoạn dù chỉ một giây. Với sự phối hợp chặt chẽ giữa đội ngũ tổ chức và SEA Event, mọi trục trặc kỹ thuật đều được xử lý nhanh chóng, đảm bảo cảm xúc liền mạch cho khách mời.

> Xem thêm: Đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện uy tín chuyên nghiệp tại Đà Nẵng 

Thiếu quà tặng, nước uống, ghế ngồi cho khách 

Khách đến đông hơn dự kiến là tín hiệu đáng mừng cho sự kiện và mức độ quan tâm dành cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không có sự chuẩn bị kỹ dễ dẫn đến việc quà tặng, nước uống hoặc các phần tiếp đón không đủ để phục vụ khách mời. Từ đó sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm tổng thể, tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng. 

SEA EVENT xử lý bằng cách:

• Chuẩn bị số lượng quà tặng và vật phẩm dự phòng vượt khoảng 10 – 20% so với khách mời dự kiến
• Luôn có đội tiếp ứng hậu cần linh hoạt ngay tại sự kiện.

SEA EVENT luôn có “kế hoạch dự phòng”, đảm bảo mỗi khách mời đều được tiếp đón chu đáo – tạo nên ấn tượng chuyên nghiệp và đáng nhớ ngay từ những điều nhỏ nhất.

MC dẫn thiếu chuyên nghiệp

MC là người quan trọng để kết nối cảm xúc và dẫn dắt toàn bộ mạch sự kiện. Tuy nhiên, đã không ít trường hợp MC sử dụng lời lẽ thiếu tinh tế, không phù hợp với hình ảnh doanh nghiệp. Điều này dẫn đến sai lệch thông tin khiến doanh nghiệp phải “đỏ mặt” trước khách mời và đối tác. 

Kinh nghiệm từ SEA EVENT:

• Cung cấp kịch bản chi tiết cho MC khi đã được doanh nghiệp kiểm duyệt
• Làm việc với MC chuyên nghiệp, đã qua chọn lọc và phù hợp với phong cách chương trình.
• Tổ chức buổi duyệt chương trình với MC – từ lời chào đến các câu dẫn đều được kiểm soát.
• Có đội ngũ giám sát chương trình để xử lý tình huống phát sinh trên sân khấu.

Nếu bạn đang tìm dịch vụ thuê MC sự kiện chuyên nghiệp, SEA Event luôn sẵn sàng đồng hành cùng các sự kiện của bạn thành công và trọn vẹn. Bạn có thể xem thêm về MC hiện tại SEA đang cung cấp. Tại Đà Nẵng, SEA Event là đơn vị cung cấp MC hàng đầu, chuyên nghiệp và uy tín nhất. 

> Xem thêm: Đơn vị cho thuê MC chuyện nghiệp – trọn gói tại Đà Nẵng

Chương trình lệch kịch bản, thiếu điều phối

Một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến sự kiện diễn ra thiếu mạch lạc. Bên cạnh đó, các phần không ăn khớp với nhau hoặc bị trễ thời gian là do thiếu người quản lý tổng thể. Điều này không chỉ khiến chương trình mất đi sự chuyên nghiệp mà còn gây lúng túng cho MC, khách mời và cả ê-kíp hậu trường. 

Cách xử lý của SEA EVENT:

• Có người tổng đạo diễn sự kiện riêng biệt – đảm bảo tất cả hạng mục trong sự kiện.
• Mỗi bộ phận có người phụ trách rõ ràng – liên lạc bằng bộ đàm nhanh chóng, tiện lợi.

Một kế hoạch chi tiết đi kèm với đội ngũ tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp sẽ giúp bạn kiểm soát tốt mọi rủi ro về sự kiện và nhân sự. Hãy liên hệ ngay SEA EVENT– đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói, chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ sự kiện của bạn vận hành theo đúng yêu cầu.

> Xem thêm: Đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp tại Đà Nẵng

Sự cố phát sinh bất ngờ khác

Trong tổ chức sự kiện, không có sự kiện nào không có sự cố phát sinh. Mọi sự cố phát sinh đều được che lấp bởi những màn xử lý tình huống đỉnh cao. Ngoài những sự cố đã nêu trên, còn có rất nhiều tình huống bất ngờ khác. Trong khi tổ chức sự kiện mà bạn không lường trước được như: 

• Khách mời bị ngất do thời tiết nóng bức hoặc đứng quá lâu
• Cúp điện làm gián đoạn toàn bộ hệ thống kỹ thuật
• Sự cố nghiêm trọng hơn như chập điện, cháy nổ

Những tình huống này không chỉ ảnh hưởng đến tiến trình sự kiện mà còn tiềm ẩn nguy cơ gây mất an toàn. Có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng về mặt hình ảnh và trách nhiệm pháp lý cho doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo vài biện pháp chuyên nghiệp sau đây:

Biện pháp chuyên nghiệp:

• Có bộ phận y tế cơ bản túc trực sẵn sàng tại sự kiện.
• Luôn có bình chữa cháy, ổn áp điện, máy phát dự phòng.
• Đội ngũ nhân viên được đào tạo kỹ về xử lý tình huống khẩn cấp.
• Phối hợp nhanh với bảo vệ, nhân viên y tế khu vực nếu cần.

Với SEA Event, mỗi sự kiện không chỉ là một buổi lễ thành công mà còn là cam kết tuyệt đối về an toàn và sự kiểm soát toàn diện. Cam kết không để bất kỳ sự cố nào làm lu mờ thành công của buổi lễ. SEA tự tin là đơn vị sẽ mang đến cho bạn một sự kiện trọn vẹn và thăng hoa cảm xúc. Đừng bỏ qua SEA nếu bạn cần tổ chức sự kiện trọn gói. 

SEA EVENT – ĐƠN VỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP GIÚP BẠN XỬ LÝ MỌI RỦI RO

Sự kiện là hoạt động mang tính chất một lần, không thể lặp lại. Chỉ một sự cố nhỏ cũng có thể làm gián đoạn chương trình, ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp và cảm nhận của khách mời. Với kinh nghiệm xử lý rủi ro sự kiện dày dặn, SEA Event đã tổ chức sự kiện cho hàng trăm doanh nghiệp. Dù trong tình huống “ngàn cân treo sợi tóc”, SEA vẫn có thể xử lý mượt mà và mang lại hiệu quả. 

Là đơn vị tổ chức sự kiện Đà Nẵng uy tín, SEA EVENT cam kết: 

• Luôn xây dựng kịch bản chi tiết, có các phương án dự phòng rõ ràng
• Xử lý rủi ro kỹ thuật, thời tiết hay nhân sự một cách chủ động
• Hỗ trợ giữ vững hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp
• Cung cấp dịch vụ trọn gói – đảm bảo không có mắt xích nào bị bỏ quên

Chúng tôi hiểu rằng, một sự kiện chỉ thành công khi nó diễn ra đúng kế hoạch và để lại ấn tượng. Hãy để đội ngũ chuyên gia của chúng tôi giúp bạn làm được điều đó. Còn chần chờ gì mà không liên hệ ngay với SEA. Đọc ngay mã “SEA Event – công ty tổ chức sự kiện uy tín nhất Đà Nẵng” để được ưu đãi hấp dẫn.

> Xem thêm: Các dự án, sự kiện SEA EVENT đã thực hiện TẠI ĐÂY

Liên hệ ngay hotline 0968.37.43.43 để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá nhanh nhất!

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: 57 Nguyễn Xuân Nhĩ, Hải Châu, Đà Nẵng
• Điện thoại: 0968.37.4343
• Email: [email protected]
• Fanpage: Công ty tổ chức sự kiện SEA Event